Präambel 

Der Unternehmervereinigung der selbstständigen Handelsvertreter im HDI e.V. (im Weiteren: USH e. V.) verarbeitet im Rahmen ihrer satzungsgemäßen Zwecke in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene  Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Kontaktaufnahme mit anderen Berufsvereinigungen, der  Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung  (im Weiteren: DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (im Weiteren: BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und  einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu  gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. 

• 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Geschäftspartnern, zur Herstellung oder Aufrechterhaltung des Kontakts mit anderen berufsständischen Akteuren und von sonstigen Dritten.

Die Verarbeitung erfolgt sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten und unter Umständen auch an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt.

In allen diesen Fällen sind die DS-GVO, das BDSG sowie diese vereinsinterne Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. 

• 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede
   Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten eine
   gesonderte Kategorie angelegt.  
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die
   folgenden Daten der Mitglieder: Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,
   Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Telefonnummern, E-Mail-Adresse und ggf. die Funktion im Verein. 

• 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene
   Daten unter Umständen in Internetauftritten veröffentlicht oder an die Presse weitergegeben werden.

3. Die etwaige Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesondert einzuholenden Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Website des Vereins werden die Daten der Vorstandsmitglieder veröffentlicht.

• 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach 26 BGB.
2. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO erfüllt w Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

• 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein insoweit zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
   herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die
   Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und 
   anderen Veranstaltungen, zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit, eintragen, gilt 
   nicht als eine solche Herausgabe.  
3. Zum Zweck der Selbstorganisation einzelner Gruppen können diese ihre personenbezogenen Daten selbständig, etwa zum Einrichten einer WhatsApp-Gruppe oder eines E-Mail-Verteilers, austauschen. Sofern dies ausschließlich aufgrund der Abrede der betreffenden Personen untereinander erfolgt, ist der Verein nicht Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO.
4. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
   satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (insbesondere, um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der  Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als  Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren  initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für  diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden. 

• 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account
   ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
   Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts
   verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.  

• 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (etwa Mitglieder des Vorstands), sind zu dem vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

• 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

• 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

      Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datennutzung
oder Datenweitergabe ist untersagt.  

• 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am xx.xx.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.